Особенности банковского документооборота
Сегодня, когда скорость выполнения многих бизнес процессов имеет решающее значение в конкурентной борьбе на банковском рынке, документооборот становится головной болью для многих банков. В каких-то случаях проблема решается встроенными в банковскую систему средствами автоматизации документооборота, однако далеко не каждый банк обладает соответствующей системой.
Большинство российских коммерческих банков традиционно работает с учетными системами автоматизации, обеспечивающими ввод финансовых проводок и выдающими различные формы учетных документов. Управленческая часть документооборота остается за кадром и до сих пор часто существует лишь в бумажной форме. Замедляется процесс согласования решений, замедляется бизнес, растут операционные издержки. При этом с ростом бизнеса банка проблема приобретает катастрофический характер.
Как правило, под системой автоматизированного документооборота понимают программный комплекс, поддерживающий многостадийную обработку документов по схеме ввод – проверка – исполнение – генерация (и, возможно, печать) отчета. Во многих организациях, в частности, в любом банке такая «линейная» схема может работать лишь на отдельных участках, так как появление новых документов часто порождает изменения в уже существующих и, более того, может вызывать автоматическое появление третьих документов. Таким образом, важнейшим требованием к банковским системам документооборота является возможность гибкой настройки маршрутизации документов.
Вторым важным требованием, накладываемым на систему документооборота особенностями банковского бизнеса является доступность документов и задач в режиме everytime & everywhere (всегда и везде). При этом руководители и ответственные сотрудники должны иметь возможность не только удаленно контролировать процессы, но и принимать немедленные управленческие решения, уведомляя о них через систему электронного документооборота. Отсюда возникает еще одно требование к таким системам – поддержка механизма электронной подписи.
Важнейшим для банка качеством системы электронного документооборота является ее защищенность, как с точки зрения несанкционированного доступа к информации, так и с точки зрения отказов по каким-либо техническим причинам. Иными словами система должна иметь надежные механизмы разграничения прав доступа к информации и сохранения целостности базы документов.
Последнее, что необходимо упомянуть, говоря о требованиях к банковским решениям электронного документооборота – возможность построения распределенных систем, поскольку практически любое финансовое учреждение имеет более или менее развитую сеть офисов, филиалов и отделений.
Решений автоматизации документооборота, специально спроектированных для нужд банков на российском рынке нет, именно поэтому банки вынуждены обращаться к поставщикам «общекорпоративных» систем управления документооборотом и адаптировать их для нужд своего бизнеса. Очевидно, что для того, чтобы сделать такую адаптацию возможной, система должна не только отвечать всем перечисленным выше требованиям, но и быть очень гибкой с точки зрения как функциональности, так и настроек: банковский документооборот существенно отличается от корпоративного и напрямую связан с финансовой отчетностью. Ниже приведен пример удачного решения, получающего все большее распространение в банковской сфере.
Решение компании DIRECTUM
Ижевская компания DIRECTUM, созданная на базе ряда подразделений НПО «Компьютер» в 2003 г., быстро стала заметным игроком на рынке промышленных систем управления документооборотом. Залогом успеха стали исключительная гибкость и многосторонность ее решения – DIRECTUM. В последней, четвертой версии DIRECTUM, были значительно усовершенствованы модули управления деловыми процессами и управления электронными документами, а также появились новые модули – автоматизации взаимодействия с клиентами и управления совещаниями.
Итак, корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM представляет собой компонентное решение, в состав которого входят следующие основные модули:
- Управление электронными документами;
- Управление деловыми процессами;
- Управление совещаниями;
- Канцелярия;
- Управление взаимодействием с клиентами.
Как следует из названий модулей системы, она закрывает все ключевые участки корпоративного документооборота и может рассматриваться как комплексное решение. Схемы взаимодействия модулей для контроля движения и исполнения документов могут быть различными, в зависимости от характера бизнес процессов предприятия, сценариев перемещения документов и уровня информатизации участников документооборота. При этом каждый из модулей поддерживает различные комбинации бумажных и электронных этапов прохождения документов.
DIRECTUM позволяет гибко настраивать маршрутизацию документов и в полной мере поддерживает технологию workflow. В системе выделено два вида типовых маршрутов – свободные и жесткие.
Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону, и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т. д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.
Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких типовых маршрутов является описание логики деловых процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута.
Хранение всех документов в системе DIRECTUM организовано в едином информационном пространстве СУБД Microsoft SQL Server, что обеспечивает возможность доступа пользователей ко всем документам, вне зависимости от того на каком компьютере они были созданы. При этом механизм доступа к документам организован таким образом, что каждый из пользователей может организовать собственную иерархию документов, с которыми он работает. Это достигается благодаря тому, что в папках хранятся не сами документы, а ссылки на них, т. е. один и тот же документ может «размещаться» в нескольких пользовательских папках.
Одним из важнейших механизмов системы электронного документооборота DIRECTUM является защита информации от несанкционированного доступа. Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:
- контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;
- протоколирование всех действий пользователей (позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и т. д.);
- встроенные функции шифрования и возможность хранения документов в зашифрованном виде.
Система DIRECTUM позволяет в полной мере использовать электронную подпись для гарантии авторства документов и их неизменности после подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись. Список пользователей, которым разрешено подписывать тот или иной документ, задается отдельно для каждого вида электронных документов. ЭЦП, реализованная с использованием Microsoft CryptoAPI, позволяет интегрировать систему DIRECTUM с различными системами криптозащиты, в том числе имеющими государственные сертификаты. Система DIRECTUM работает с сервером репликации, что позволяет создавать территориально распределенные системы с обменом данными в пакетном режиме, при этом конкретное содержание реплицируемой части настраивается администратором. Благодаря поддержке web-доступа, авторизованные пользователи получают возможность обращаться к документам через Интернет из любой точки мира.
Наконец, система имеет предметно-ориентированный инструментарий разработки – IS-Builder, благодаря которому она может быть настроена для оптимального выполнения конкретных задач в условиях конкретной организации бизнес процессов. IS-Builder позволяет модифицировать карточки электронных документов и создавать новые, работать со справочниками отчетов, настраивать формы карточек и событий, создавать интерфейсы DIRECTUM с другими информационными системами.
DIRECTUM – одно из немногих комплексных решений в области автоматизации документооборота, в полной мере отвечающее особенностям банковского бизнеса. Целый ряд банков уже оценил его по достоинству, не случайно, по данным компании DSS Consulting, именно оно стало лидером продаж среди специализированных решений в российском финансовом секторе в 2005 г. Возможно, DIRECTUM поможет решить и проблемы вашего банка.
Крюков Геннадий Николаевич - независимый эксперт.
