«Подружка» внедрила ИИ в бухгалтерии

Теперь обработкой счетов на оплату в компании занимаются интеллектуальные сервисы Directum Ario. У бухгалтеров освободилось по 3 часа в день, а руководители больше не работают с бумагами и могут согласовывать документы, находясь дома.

Помочь бухгалтерам: от слов к цифре

Розничная сеть «Подружка» (ООО «Табер Трейд») — это 250 мультибрендовых магазинов косметики, парфюмерии и полезных мелочей в Москве, Санкт-Петербурге, Ярославле, Нижнем Новгороде и Рязани.

Компания активно открывает новые торговые точки и развивает продажи через собственный интернет-магазин. Растёт ассортимент товаров, увеличивается список поставщиков компании. Сегодня это более сотни контрагентов и тысячи счетов на оплату в месяц. Свыше 90% из них поступают в бумажном виде.

«Раньше каждый входящий счёт обрабатывали вручную. Бухгалтеры заносили данные из документов в систему, в том числе информацию из табличной части — с сотнями позиций номенклатуры. В результате обработка счетов отнимала по 2-3 часа в день, а монотонность операции приводила к ошибкам в заполнении данных», – рассказывает Александр Василюк, руководитель отдела ПО 1С и Майкрософт ООО «Табер Трейд».

Разгрузить бухгалтерию от бумажной волокиты решили в начале 2020 года. Именно тогда стартовал проект под руководством специалистов «Центра внедрения документооборота» (ЦВД). В качестве решения выбрали Directum Ario — интеллектуальные сервисы от разработчика системы Directum, которая с 2018 года успешно используется в компании.

ИИ в документообороте: как это работает

Проект внедрения длился 6 месяцев. Специалисты ЦВД и Directum обучали систему распознавать реквизиты в счетах на реальных примерах документов. В октябре тестирование успешно завершилось, и решение стали использовать все подразделения сети «Подружка».

Теперь все входящие счета обрабатываются с минимальным участием человека:

1. Документы поступают в компанию через сервисы обмена электронными документами или в бумажном виде (Почта России, курьерская доставка и т.д.).
2. Скан-копии и электронные оригиналы отправляются на специализированный email-адрес, с которого перенаправляются в Directum Ario.
3. Интеллектуальные сервисы извлекают основные реквизиты счёта, в том числе его табличную часть с номенклатурой. Данные распознаются даже тогда, когда в PDF нет текстового слоя.
4. В системе Directum создаётся и заполняется карточка документа. Она отправляется на согласование сотрудникам, которые определяются автоматически — в зависимости от извлечённых данных. На построение маршрута влияют наименование организации-контрагента, сумма в счёте и другие параметры, указанные в карточке.

Чтобы упростить создание платёжных поручений и получение статуса оплаты по конкретному счёту, Directum Ario интегрировали с 1С. Теперь операции можно выполнить, не переключаясь между окнами разных систем.

Плюс к интеллекту: итоги и планы

По оценкам ИТ-специалистов, сервисы Directum Ario в сети «Подружка» показали отличные результаты. Полнота извлечения данных из счетов на оплату составила 90%, а классификация реквизитов — 95%. Показатели превысили плановые значения: 70% и 80% соответственно.

«Самый важный результат — ускорилась обработка документов, у бухгалтеров появилось время для других задач, — добавляет Александр Василюк. — Цифровизация процессов с помощью ИИ помогла избавиться от согласования и подписания счетов в бумажном виде. Все руководители ЦФО теперь могут работать с документами удалённо. Им не нужно обязательно присутствовать в офисе, что особенно актуально сегодня — в разгар пандемии».

В ближайшее время в сети магазинов «Подружка» планируют опробовать Directum Ario в работе с другими видами документов. На очереди интеллектуальная обработка актов и сертификатов, а также цифровизация управления договорами и других процессов.