Русская медная компания переводит основные бизнес-процессы в ECM-систему DIRECTUM

Завершен проект внедрения системы DIRECTUM в «Русской медной компании». Все работы по делопроизводству, договорам, счетам на оплату и командировкам проходят в соответствии с единым корпоративным стандартом, реализованным на платформе DIRECTUM.

Русская медная компания (РМК) является одним из крупнейших производителей меди, объединяет 10 действующих предприятий и занимается реализацией ряда инвестиционных проектов на территории России и в Республике Казахстан. Темпы динамики развития РМК сравнимы с показателями ведущих мировых производителей. Поэтому, по мнению руководства компании, вопросы оптимизации корпоративного управления в РМК, в том числе документооборота, имеют ключевое значение.

Выбор платформы для целей автоматизации процессов делопроизводства сделан на основе анализа предложений вендоров. Главными претендентами на победу были системы Documentum (EMC) и DIRECTUM. Они оценивались по функциональным возможностям, удобству эксплуатации и стоимости владения. В результате решать вопросы по основным бизнес-процессам РМК было доверено системе DIRECTUM.

Целью проекта стало создание единого корпоративного стандарта в области документооборота и договорной работы. В качестве пилотных объектов для разработки и внедрения системы выбраны: ЗАО «Русская медная компания» и ЗАО «Михеевский ГОК». На базе бизнес-процессов указанных предприятий разработано и реализовано типовое корпоративное решение РМК по автоматизации документооборота компании в системе DIRECTUM.

В рабочую группу проекта вошли директор управления ИТ, руководители административного и финансового подразделения, начальник подразделения внутреннего контроля, ведущий специалист по качеству, ведущий юрисконсульт, системные аналитики.

Так как РМК имеет большой штат сотрудников, подошел вариант поставки DIRECTUM Enterprise. Он обладает высокой масштабируемостью и мощным функционалом. Это, прежде всего, Базовые модули системы, бизнес-решения «Классическое делопроизводство», «Управление договорами», «Управление совещаниями», «Управление командировками». Внедрение системы шло одновременно в ЗАО «Русская медная компания» и ЗАО «Михеевский ГОК», распределенная работа между которыми осуществляется через сервисы взаимодействия систем DIRECTUM DICS.

Процесс внедрения был разделен на две части: «Организационно-распорядительная документация» и «Договоры и счета». Поэтапно разрабатывались типовые маршруты и справочники в соответствии с бизнес-процессами компании. Так как сотрудники компании довольно часто ездят в командировки, то были сформированы дополнительные справочники «Журнал билетов», «Заявки на денежные средства».

На данный момент в систему занесено более 40 тысяч документов, в том числе архив договорных и организационно-распорядительных документов за предыдущие годы. Ежедневно в системе создается и регистрируется более 200 документов. Общее количество одновременно работающих пользователей к моменту завершения проекта – 120. К работе в СЭД подключены все структурные подразделения пилотных предприятий, в том числе высшее руководство РМК и московское представительство ЗАО «Русская медная компания». Не зарегистрированные в системе сотрудники получают задания и документы из СЭД по электронной почте.

С помощью сервисов взаимодействия систем DIRECTUM DICS настроена возможность сквозного согласования договорных документов ЗАО «Михеевский ГОК» со специалистами РМК в рамках одного типового маршрута, а также возможность постановки и контроля исполнения задач между предприятиями.

«С внедрением системы DIRECTUM упорядочен документооборот нашей компании, автоматизированы процессы делопроизводства и договорной работы, сформированы единые корпоративные стандарты в данной области. Это минимизирует срывы сроков, потерю документов и позволяет вести прозрачный контроль исполнения заданий. У сотрудников компании появилась возможность работать со служебными документами в удалённом режиме с помощью мобильных устройств (ноутбуков, планшетных ПК, смартфонов). Мы планируем использовать все возможности системы по максимуму, а также помимо её тиражирования на предприятия параллельно развивать и функциональность, – комментирует завершение первого этапа проекта внедрения директор управления ИТ Марина Кузьмина. – Теперь все работы по делопроизводству, организационно-распорядительной документации, договорам, счетам на оплату и командировкам проходят в соответствии с единым корпоративным стандартом, реализованным на платформе DIRECTUM».

В ближайших планах РМК – интеграция СЭД с корпоративной системой бухгалтерского и налогового учёта, созданной на платформе 1С, и подключение к работе в системе других самостоятельных юридических лиц, входящих в группу «Русская медная компания».