В ближайшее время управлять проектами будем полностью в электронном виде

Алексей Колесов, начальник бюро систем электронного документооборота «Корпорации ВСМПО-АВИСМА», в интервью TAdviser рассказал об особенностях перевода процесса управлении проектами в электронный вид с помощью ECM-системы DIRECTUM.

Расскажите, как организован документооборот в Корпорации "ВСМПО-АВИСМА"? Какие решения используете?

Алексей Колесов: В качестве платформы для электронного документооборота мы используем ECM-систему DIRECTUM. В ней ведется делопроизводство, договорная работа, управление внутренними и нормативно-техническими документами компании. В системе есть модули для сбора и анализа KPI, управления проектами, совещаниями. Из стандартных решений используется лишь модуль «Канцелярия», остальные разрабатываются силами наших специалистов без привлечения сторонних организаций. Сегодня в СЭД более 40 модулей и технических решений, для части из них настроена интеграция с информационными и производственными системами Корпорации.

Как было организовано управление проектами до разработки соответствующего модуля?

Алексей Колесов: Мы и сейчас управляем проектами преимущественно «на бумаге», т.к. внедрение модуля в подразделениях только набирает обороты. Надеемся в ближайшее время перевести процессы полностью в электронный вид.

Почему было принято решение реализовать модуль самостоятельно? Рассматривались ли другие схожие по функционалу продукты? Что в них не устраивало?

Алексей Колесов: Специфика работы крупного предприятия подразумевает большой объем планирования и проектного управления. Составление планов работ, ремонтов, производства и пр. – важный элемент планирования деятельности компании. Помимо этого, есть задачи по корректировке планов, отслеживанию хода проектов и анализу уже выполненных работ.

В управлении проектами удобно использовать диаграммы Ганта, для построения которых существует множество приложений. Среди них как десктопные (например, MS Project), так и веб-приложения, однопользовательские и многопользовательские. Однако ни одно из них не встраивается в уже существующую инфраструктуру предприятия, не может использовать справочные данные о работниках, подразделениях. А наличие ещё одной системы неудобно для пользователей.

В какие сроки было создано решение? Какие сложности возникали в процессе разработки?

Алексей Колесов: Работы проводились в период с февраля по октябрь 2017 года. Самым сложным с точки зрения реализации стало создание интерактивного пользовательского интерфейса в карточке проекта. Он выполнен с помощью компонента формы IWebBrowserControl, в который при открытии карточки загружается Web-страница.

Большая техническая особенность – функциональность, отображающая шкалу времени. За минимальную временную единицу принят 1 день. Независимо от сроков проекта, нужно корректно и быстро отображать линейку времени, на которой дни занимали бы одинаковую ширину.

В итоге решение было найдено. Мы получили шкалу времени, на которой в зависимости от масштаба и размеров формы, отображаются подписи дней, месяцев, годов. Метками обозначены недели, а цветом выделены выходные и праздничные дни.

Расскажите об основных возможностях модуля «Управление проектами»? Каковы его главные преимущества?

Алексей Колесов: Основа модуля – справочник, в котором для каждого проекта заведена отдельная запись. Проекты формируются в виде диаграммы Ганта и состоят из набора ограниченных по времени работ. Работы можно объединять в группы и последовательно связывать друг с другом, определять для них исполнителей и контролеров.

При отправке проекта на согласование или исполнение в системе формируются соответствующие задания для ответственных сотрудников. При этом возможна гибкая настройка условий старта задач в зависимости от статуса предыдущих связанных работ. Кроме того, проекты и работы можно аннулировать с автоматическим прекращением задач.

В отчетные периоды исполнители и контролеры проекта могут выставлять процент выполнения работ – т.е. сообщать о ходе проекта можно без выполнения задач в системе. При этом прогресс проекта отобразится и на диаграмме. Также содержание работ можно выгрузить в формате XLS и PNG.

Кто использует модуль в работе?

Алексей Колесов: Сегодня в модуле работают специалисты Информационно-вычислительного, Научно-технического и Контрольно-испытательного центров, а также сотрудники Производственного отдела Корпорации.

Планируется ли развитие функционала? Какие возможности хотелось бы добавить?

Алексей Колесов: Мы планируем развивать возможности модуля в части присвоения тегов работам, это нужно для оптимизации поиска. Также рассматриваем другие направления доработки, в частности, по созданию механизма агрегации работ из разных проектов на одной диаграмме по тем или иным признакам.

Какие еще кейсы сейчас прорабатываются?

Алексей Колесов: Сегодня у нас разработан и находится в опытной эксплуатации модуль «Заказы на перевозку» – он нужен для управления процессами погрузки и отправки продукции. На стадии внедрения – модуль «Управление совещаниями».

Также мы доработали и подготовили к опытной эксплуатации модуль регистрации паспортов проектов/подпроектов в части отправки задач по типовым маршрутам для открытия и закрытия проектов.

Проект автоматизации процесса управления нормативно-технической документацией – есть ли планы по развитию?

Алексей Колесов: На данный момент функциональные возможности системы для решения этих задач нас полностью устраивают. Дальнейшего развития пока не планировали.

Источник: Tadviser