Завершен первый этап внедрения DIRECTUM в компании «Мелькомбинат»

Сертифицированный партнер DIRECTUM, компания «ТАНАИС», объявляет о завершении первого этапа внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в ОАО «Мелькомбинат» и его Управляющей компании (г. Тверь).

ОАО «Мелькомбинат» – крупнейший в России производитель муки, комбикормов и макаронных изделий. Предприятие оснащено самым современным оборудованием, новейшими технологиями в области производства и управления, мощной производственной базой и квалифицированным персоналом.

«Мелькомбинат» имеет холдинговую структуру и обладает широкой сетью филиалов и дочерних предприятий, поэтому постоянная поддержка эффективности внутренних и внешних процессов коммуникации – одна из важнейших задач компании. В 2011 году для оптимизации взаимодействия и перевода документооборота в электронный вид была выбрана система DIRECTUM. Решение в пользу DIRECTUM было основано на богатых возможностях системы по автоматизации территориально распределенной работы.

Проект внедрения стартовал в марте 2011, все работы было поручено проводить специалистам компании «ТАНАИС», Сертифицированному партнеру компании DIRECTUM, совместно с прошедшей обучение рабочей группой предприятия.

Основными целями внедрения стали повышение качества управления организацией и оптимизация процессов документооборота. В рамках них были запущены работы по автоматизации:

●    регистрации входящей, исходящей корреспонденции, исполнения поручений Президента Управляющей компании и Генерального директора ОАО «Мелькомбинат»;

●    работы с организационно-распорядительной документацией, создаваемой в Управляющей компании и распространяемой по дочерним предприятиям;

●    согласования служебных записок с назначением исполнителей;

●    всех этапов договорной работы, начиная от подготовки проекта, согласования и утверждения до контроля исполнения этапов договора.

Для реализации поставленных задач был выбран функционал Базовых модулей системы, модуля «Канцелярия» и «Управление договорами», а также дополнительной компоненты быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID.

Пользователи начали работать в системе с августа 2011 года.

За пять месяцев преподаватели Учебного центра обучили рабочую группу и провели семинары для топ-менеджмента, руководителей департаментов и ведущих сотрудников Управляющей компании и ОАО «Мелькомбинат». Учитывая сложность организационной структуры, в ходе внедрения специалисты «ТАНАИС» адаптировали маршруты согласования и процессы контроля исполнения документов под нужды предприятия. При согласовании официальных документов стала активно использоваться бесплатная программа DIRECTUM OverDoc, которая позволила обмениваться электронными документами, в том числе подписанными ЭЦП, со сторонними организациями, не работающими в системе DIRECTUM.

В настоящее время все исходящие и организационно-распорядительные документы проходят согласование в рамках типовых маршрутов и регистрируются в электронных журналах регистрации системы DIRECTUM. Поручения Президента Управляющей компании и Генерального директора ОАО «Мелькомбинат» выдаются исполнителям в электронном виде и контролируются высшим руководством, которое активно работает в системе. На рабочих местах делопроизводителей и руководства установлены сканеры штрихкодирования, использование которых совместно с компонентой DIRECTUM RapID облегчает поиск электронных документов в системе по их бумажным оригиналам. В целом такие нововведения в работе позволили сократить сроки подготовки и согласования документов, обеспечить их централизованное хранение и удобный поиск, повысили уровень прозрачности процессов документооборота и взаимодействия персонала холдинга.

«Мелькомбинат» заинтересован в дальнейшей организации взаимодействия на основе системы DIRECTUM. В конце сентября 2011 были запущены процессы согласования договорных документов, разработанные для сложной структуры холдинга. В ближайшее время планируется подключить пользователей филиалов и дочерних предприятий.