ПАО «Сургутнефтегаз» организует архивное хранение электронных документов на базе Directum

На волне цифровой трансформации многие компании активно переводят в электронную форму внутреннее взаимодействие, работу с контрагентами и партнерами, трудовые отношения с работниками. Процесс управления потоками документов зачастую сводится к проработке механизмов создания, согласования и подписания. Но без качественно проработанного процесса надежного, гарантированного хранения и своевременного уничтожения документов невозможно заявлять о завершенном цикле автоматизации электронного документооборота. Изменения в законодательстве позволяют предприятиям развивать функциональность решений и обеспечить юридическую значимость всех электронных документов в течение срока их хранения.

О компании

ПАО «Сургутнефтегаз» — одна из крупнейших вертикально интегрированных компаний России, сфера деятельности которой охватывает: разведку, обустройство и разработку нефтяных и нефтегазовых месторождений, добычу и реализацию нефти и газа, производство и сбыт нефтепродуктов и продуктов нефтехимии.

Как на любом крупном предприятии процессы компании сопровождаются огромными объемами документооборота в год, работа с которыми от создания документа до его хранения и уничтожения должна быть выстроена по четким правилам с учетом требований законодательства РФ.

Предприятие постоянно совершенствует свои решения в области информационных технологий, что позволяет поддерживать высокую эффективность внутренних бизнес-процессов. В основе процессов управления документооборотом лежит система управления корпоративным контентом Directum.

В сентябре 2019 года компания отметила пятилетний юбилей использования системы Directum. В процессе развития системы поступательно охватывались все этапы жизненного цикла документов: создание, согласование, подписание электронной подписью, регистрация и доставка. В 2017 году началась проработка требований по архивному хранению и уничтожению электронных документов.

Какие стояли задачи?

Компания переводит в электронный вид документы различных направлений деятельности, растет объем документооборота и расширяется перечень видов документов. Требовалось организовать архивное хранение электронных документов с учетом требований законодательства, тем самым обеспечив:

• постоянное и временное хранение электронных документов в форматах, утвержденных в компании;
• воспроизводимость (в том числе при смене информационной системы) и юридическую значимость документов в течение всего срока хранения;
• своевременное уничтожение документов согласно законодательным актам Российской Федерации и внутренним нормативным документам компании;
• «разгрузку» информационных систем компании, за счет передачи документов, в систему хранения электронных документов.

Руководство ПАО «Сургутнефтегаз» приняло решение о создании хранилища электронных документов на базе платформы Directum в едином информационном пространстве компании.

О проекте

Работы по проектированию хранилища электронных документов проводились совместно командами Сургутнефтегаз и Directum и проходили в два этапа, в результате выполнения которых реализованы технологии комплектования архива, выдачи документов во временное пользование, выгрузки по запросам, обеспечения юридической значимости (проверки и усовершенствования электронной подписи по стандарту CAdES), проверки сохранности и уничтожения документов после окончания срока хранения.

Где хранить электронные документы и как выдавать права?

Электронные документы создаются пользователями в информационных системах Directum, SAP и других системах-источниках, аккумулируются в централизованном хранилище. В зависимости от сроков выделяется два фонда хранения: документальный (до 10 лет) и архивный (более 10 лет).

При отправке документа в систему хранения электронных документов (далее — ХЭД) источник передает данные о том, каким работникам необходимо выдать права на этот документ. Если работник имел доступ к документу в системе-источнике, он автоматически получит права при обращении к файлу документального фонда.

Документы длительного срока хранения через определенное время перемещаются из документального фонда в архивный. При этом доступ для работников к ним ограничивается. Если пользователю необходимо обратиться к документу в архивном фонде, создается запрос. Архивариус согласует запрос и назначает срок действия прав, по окончании которого доступ к документу прекращается.

Когда передавать электронные документы в архив и как определить срок хранения?

Порядок отбора документов для отправки в ХЭД зависит от вида документа и специфики работы с ним. Например, регистры бухгалтерского и налогового учета передаются в архив после утверждения и закрытия отчетного периода, а организационно-распорядительные документы — после выполнения всех контрольных поручений, и если в течение года к документу никто не обращался.

Для определения сроков хранения электронные документы должны быть включены в номенклатуру дел, независимо от системы, в которой они создаются.

Разработано два правила для помещения документа в дело:

1. В системах с настроенной номенклатурой дел (например, в системе Directum) документ списывается в дело до момента передачи в ХЭД.
2. В системах, где нет номенклатуры дел документ определяется в дело при передаче в ХЭД по определённым правилам: по виду документа, месту регистрации и году создания документа.

При этом в случае, если дело отсутствует в номенклатуре на момент передачи, то оно создается автоматически на основании шаблонной записи дела в специальном справочнике «Перечень обязательных документов по направлениям деятельности» и только после этого осуществляется передача, так как одним из ключевых требований хранения документов является их размещение в системе в составе дел. Если дело не будет определено, то документ не будет передан в хранилище.

Как воспроизводить электронные документы через определённое время?

Согласно рекомендациям ВНИИДАД в систему ХЭД документы передаются в виде ZIP-контейнеров, которые содержат в себе оригинал документа, XML-файл с атрибутами документа, а так же открепленные электронные подписи в формате CAdES-XL и документ в формате PDF/A.

С течением времени информационные системы обновляются, меняется программное обеспечение и оборудование. При организации долгосрочного хранения необходимо обеспечить возможность обращения к документам на протяжении всего срока их хранения, независимо от этих изменений.

Для решения данной задачи и используется специальный формат PDF/A, который позволяет воспроизвести документ в первозданном виде через несколько лет. Вся информация (шрифты, отступы, цвета и т.д.), необходимая для того, чтобы каждый раз отображать документ в неизменном виде, содержится внутри файла.

Формат PDF/A является международным форматом архивного хранения (ИСО 19005-1:2005 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)») и поддерживается многими производителями программного обеспечения именно с этой точки зрения.

Как найти нужный документ в архиве?

Благодаря поиску по реквизитам или полнотекстовому поиску сотрудник может найти документы в ХЭД по наименованию, номеру, дате, виду, месте регистрации или части текста.

Найти документ можно и по приложению к нему, по листу согласования, реквизитам XML-файла с описанием контейнера.

Как выгрузить документы из архива?

Для представления документов государственным органам, юридическим лицам или работнику компании используется массовая выгрузка. Сотрудник запускает специальный сценарий, по которому можно экспортировать отдельные документы или дело целиком, на которые у него есть доступ. Возможные форматы выгрузки:

• только файл PDF/A;
• только документ в исходном формате;
• файл PDF/A и основной файл (и файлы приложений, если есть) со всеми ЭП.

Документы выгружаются на сервер в виде zip-архива, ссылка на архив и пароль отправляются пользователю на почту. Через определенное время архив удаляется из серверной папки.

Как обеспечить юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения?

В Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится о том, что на момент проверки электронной подписи сертификат электронной подписи (ЭП) должен быть действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания документа.

После согласования и подписания документа системы-источники обращаются к специальной службе штампов времени, чтобы зафиксировать доверенное время подписания. После фиксации доверенного времени система направляет запросы:

• в удостоверяющий центр ПАО «Сургутнефтегаз» для проверки действительности сертификата подписанта;
• в удостоверяющий центр КриптоПРО для проверки действительности сертификата службы штампов времени.

Затем данные о доверенном времени подписания и доказательства действительности сертификатов включаются в состав ЭП согласно стандарту CAdES. Это позволяет в дальнейшем проверить подлинность ЭП в режиме оффлайн, без обращения к удостоверяющему центру.

Использование штампа (метки) времени закреплено в Федеральном законе от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи».

Кроме того, для обеспечения сохранности документов, переданных в архив, в системе выполняются следующие регулярные процедуры

• проверки наличия документов в системе, их неизменности с момента передачи и целостности (не повреждены и открываются);
• «перештамповка» ЭП — вычисляется момент, когда срок действия сертификата службы штампов времени подходит к концу, и документ подписывается («перештамповывается») новым сертификатом. Тем самым продлевается срок сохранения юридической значимости документа.

Как настроить своевременное уничтожение документов?

Электронные документы уничтожаются в соответствии со сроками хранения по установленным архивным правилам. Проводится экспертиза ценности документов, отбираются дела на уничтожение с формированием соответствующего акта.

Чтобы безвозвратно удалить документы из ХЭД, по итогам подписания акта об уничтожении специальное программное обеспечение выполняет многократную перезапись информации по каждому удаляемому объекту. Тело документа удаляется из файлового хранилища. В системах-источниках сохраняется карточка удаленного документа, при обращении к которой пользователь получает информационное сообщение «Документ уничтожен».

Результаты

Проект в ПАО «Сургутнефтегаз» — один из первых в России успешных запусков системы долгосрочного хранения электронных документов.

По предварительной оценке, количество документов, планируемое к передаче в хранилище, будет составлять более миллиона в год по различным направлениям деятельности ПАО «Сургутнефтегаз».

Планы развития

Организация архива — это не просто способ разгрузить оперативные хранилища, а целый комплекс мероприятий и технических решений, направленный на решение конкретных бизнес-задач по обеспечению сохранности архивного и документального фонда компании.

Учитывая, что с каждым годом доля электронных документов в ПАО «Сургутнефтегаз» растёт, а на федеральном уровне происходят различные изменения в области регулирования хранения документов (по некоторым направлениям правительство идет на увеличение сроков хранения документов, прорабатывается вопрос по цифровой копии документов, решение которого позволит отказаться от их хранения на бумажном носителе, за счет использования скан-копий и т.д.) можно с уверенностью сказать, что решения для долговременного хранения имеют широкие перспективы развития.

В ближайших планах компании: тиражирование ХЭД на новые виды электронных документов, а также использование системы для долговременного хранения скан-копий документов.

Вопрос обеспечения долгосрочного архивного хранения электронных документов — один из основополагающих при реализации программы «Цифровая экономика» как на уровне государства, так и бизнеса. Решение данного вопроса — обязательное условие для перевода документов полностью в электронный вид.