Коннектор к АИС «Ведомственный архив»

Стремительное увеличение количества электронных документов и развитие законодательства в Республике Беларусь ставят перед архивами организаций задачи накопления, организации, учета, обеспечения сохранности и целостности электронных документов.

Для поддержки организаций в части соответствия их информационных систем требованиям законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства, а также с учетом утвержденного для государственных органов и организаций Плана мероприятий по обеспечению в Республике Беларусь архивного хранения электронных документов (утв. Первым Заместителем Премьер-министра Республики Беларусь А.Г.Турчиным от 17.10.2018 № 37/226-274/334) на базе РУП «Национальный центр электронных услуг» развернута автоматизированная информационная система «Ведомственный архив». Данное решение представляет собой специализированный программно-технический комплекс, автоматизирующий процесс деятельности архива и предназначенный для архивной обработки и ведения архива электронных документов в государственных органах и иных организациях.

Для обеспечения возможности организаций, использующих в своей работе автоматизированную систему электронного документооборота DIRECTUM Bel (далее — АСЭД), передавать в АИС «Ведомственный архив» электронные архивные документы специалистами ООО «Новаком Системс» был разработан коннектор к АИС «Ведомственный архив». Данное решение позволяет подготовить и передать документы на архивное хранение напрямую из АСЭД в АИС «Ведомственный архив», обеспечив соблюдение организациями требований нормативных актов в сфере архивного дела и указанного выше поручения Правительства.

Решаемые задачи

Коннектор решает задачи автоматизации подготовки, проверки, оформления и передачи дел в архив на стороне АСЭД, так и передача электронных дел в АИС «Ведомственный архив» в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Для списания дела в архив в АСЭД реализовано следующее:

• программная и пользовательская проверка комплектности и полноты дел;
• автоматизированное формирование дополнительных документов к РКК (листы согласования, листы ознакомления и т.д.);
• формирование внутренней описи дел (внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного документа, подписанного ЭЦП);
• формирование описей дел структурных подразделений (на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет);
• передача в архив описей дел структурных подразделений и связанных с ними дел (документов);
• обработка данных в АСЭД после передачи в архив (закрытие дел, блокировка и/или удаление связанных с делами объектов (РКК, документов, поручений)).

После передачи дел в АИС «Ведомственный архив» в АСЭД происходит блокировка переданных дел и связанных с ними документов от изменений.

Бизнес-эффект

• ускорение подготовки электронных документов для сдачи в электронных архив согласно требованиям законодательства Республики Беларусь по архивному делу и делопроизводству;
• автоматизация подготовки и передачи в архив электронных документов;
• минимизация рисков появления ошибки на всех этапах передачи электронного дела в архив.

На данный момент АСЭД является единственной системой в Республике Беларусь, которая интегрирована с АИС «Ведомственный архив».