Электронный обмен с контрагентами

Электронный документооборот с контрагентами в отличие от внутреннего — это взаимодействие, которому доверяют не только в вашей компании, но и который гарантирует легитимность на уровне государства, судов, ФНС.

Преимущество в том, что оригиналы формируются и передаются в электронном виде, бумага полностью исключается. Это доступно уже для всех компаний и для большинства хозяйственных документов. Подробнее как быстро и поэтапно начать, как добиться максимального эффекта читайте ниже. Плюс разберем кейс и советы практиков.

Что было до электронного обмена

Помните те времена, когда в 90-х с контрагентами обменивались факсами? Это был настоящий прогресс. В 2000-х у предприятий появились e-mail. Но что за свалка этот почтовый ящик! Реальной возможности использовать электронную почту для законной работы с поставщиками и покупателями не было, пока не пришло понятие электронной подписи.

Время не стояло на месте, но все-таки нормального обмена в электронном виде еще не было. Да, уже был стандарт EDI, но он подходит далеко не всем, так как его сфера применения — ритейл. Там большой поток данных, скорость и унификация обмена — это жизненная необходимость, поэтому отрасль сама выработала стандарт. С другой стороны, расширялось использование электронных документов внутри организаций, развивались СЭД, но охватывали только внутреннее документирование.

Для перехода к межкорпоративному документообороту необходимы были какие-то другие движущие факторы. Наилучшим двигателем в этом случае для массового перехода в цифру стали государственные инициативы. Именно они позволили сделать переход на ЭДО постепенным, управляемым, стимулирующим развитие экономики.

Инициативы государства

В 2002-м знаковым событием для отрасли стала публикация закона «Об электронной цифровой подписи». Этот закон дал старт электронной отчетности и уже тогда разрешил первичные учетные документы оформлять в цифре и с ЭЦП.

С 1 января 2008-го все предприятия-налогоплательщики со штатом более ста человек должны были представлять отчетность только в электронном виде по обновленной 80-й статье нового Налогового кодекса, утвержденного в 2006-м. К этому моменту в электронном виде сдавали отчетность около 75 тыс. предприятий (3% от общего числа). В то же время в Европе и Америке такая отчетность, как правило, уже была обязательна для всех налогоплательщиков и при этом была платной.

Таким образом, была подготовлена почва для начала законного обмена не только в B2G, но и в B2B. Но массовым процесс этот стал только после появления операторов ЭДО и формирования доверия к электронным документам и цифровой подписи. Внедрение этой технологии вызывало у бизнеса сомнения и требовало решительности, первопроходцам приходилось идти на определенные риски, так как судебной практики на то момент было мало.

Операторы ЭДО и практика электронного взаимодействия

В 2011 году вышел новый ФЗ-63 «Об электронной подписи», а затем и Приказ Минфина № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП)» — нормативная составляющая учла практику и была лучше проработана.

Операторы ЭДО стали дополнительным движущим фактором. Они вели просветительскую работу, помогали экспертизой, обучали, настраивали и внедряли сервисы для обмена с контрагентами. Заказчики почувствовали выгоду от цифровизации взаимодействия.

Преимущества электронный документооборота:

• гарантированная быстрая доставка документов;
• создание цифрового архива комплектов документов (для ФНС, судов и т.д.);
• экономия времени, бумаги, ресурсов;
• систематизация процесса взаимодействия с контрагентом в рамках ЭДО;
• возможность передачи реквизитов документов (интеграция) в смежные системы (ERP, логистические системы и т.д.).

Настоящее и будущее электронного обмена

2020-й стал годом массового перехода на межкорпоративный электронный документооборот. Внешние факторы сделали электронный обмен документами с контрагентами экономически целесообразным, а иногда и жизненно необходимым для большинства предприятий. Пандемия заставила прокачать цифровые навыки на личном и на корпоративном уровне.

Но это не конечная точка. В 2021-м активно продолжает развиваться электронный документооборот B2G в части кадровых документов, маркировки товаров и т.д. ФНС уже развивает не просто электронную отчетность, а глубокий налоговый мониторинг. Ведомство планирует разработать новые форматы документов для обмена: доверенности, электронной транспортной накладной и путевого листа, акта выполнения строительно-монтажных работ. Подробнее в эксклюзивном интервью о концепции развития ЭДО от ФНС.

Как быстро перейти к внешнему документообороту с контрагентами

Внедрять первым внутренний электронный документооборот или внешний — ответ на этот вопрос зависит от специфики компании, объемов потока документов, требований к внутренним процессам.

Если для вашей компании основной поток информации генерируют поставщики и покупатели, то актуальнее становится внедрение внешнего электронного документооборота.

Если вам важно выстроить и оптимизировать внутренние процессы, а потом подключить контрагентов, то внедрение внешнего ЭДО вторым этапом пройдет быстрее. Сотрудники привыкнут использовать информационную систему, им будет проще начать использовать электронный обмен с бизнес-партнерами. Обычно ECM/BPM имеют развитые возможности для подключения межкорпоративного документооборота без усложнения действий пользователей.

Этапы внедрения

Подключиться к электронному обмену не сложно. В простейшем случае вы можете это сделать самостоятельно. На сайте оператора часто есть пробный бесплатный период. Затем вы сможете выбрать платный тариф. Либо оператор ЭДО поможет выстроить процесс правильно.

Советы на начальном этапе

• подключайте к обмену сначала самых лояльных и продвинутых контрагентов;
• выбирайте процесс, порождающий большой объем документов;
• оценивайте потребность в интеграции с 1С и другими системами.

Дмитрий Михеев, ИТ-директор фармацевтической компании Biocodex, уверен, что сейчас лучшее время для перехода на электронный документооборот — после пандемии люди готовы к переменам, но вводить новшества лучше постепенно. «Вначале можно получить КЭП для руководителя, заключить договор с оператором ЭДО и назначить ответственного за этот процесс. Затем, постепенно подключая все новые и новые функции, можно достичь уровня «Эксперт».

Сервисы обмена можно использовать для формализованных документов, таких как счета-фактуры, то есть первичных учетных документов (ПУД). Для них сервис будет передавать все поля согласно утвержденному ФНС формату. Эту информацию, например, суммы, коды операций, можно затем сразу адресовать в учетную систему (1С).

Сервисы могут предавать и неформализованные документы, например, договоры, для них будет передаваться номер и тело документа, данные контрагента и юридически значимые электронные подписи.

Подробнее, как подключить сервис обмена, как будет выглядеть работа пользователей, как сделать несколько абонентских ящиков для разных отделов читайте в разделе «Обмен с контрагентами».

Максимальный эффект от электронного обмена с контрагентами

Ключевой момент текущих подходов к автоматизации — не «обрезать» бизнес-процесс. Сразу оценивать поток документооборота сверху и переводить в цифру от начала до конца, чтобы он стартовал и заканчивался в электронном виде, не прерывался на бумажный формат, сокращались ручные операции.

Но чтобы сквозной процесс стал цифровым, должны быть задействованы разные классы систем, работающих в компании:

• отражение в бухгалтерском учете — ERP-системы, такие как 1С, SAP, Галактика и другие;
• подготовка договора и согласование документа, передача его по всему потоку — ECM/BPM-системы;
• передача документов и возврат подписанных экземпляров — сервисы ЭДО.

Поэтому при выборе оператора ЭДО или внутренней системы документооборота нужно обращать внимание на средства интеграции, компетенции по выстраиванию сквозных процессов. При этом если интеграция будет реализована хорошо, можно добиться существенных бизнес-результатов в скорости процессов и сокращении ошибок.

Кейс организации электронного документооборота с контрагентами и интеграции с 1С

Рассмотрим кейс сквозного процесса в компании «Табер Трейд» (торговая сеть «Подружка»). На проекте был реализован обмен электронными документами и автоматический перенос информации в 1С.

1. Первичный учетный документ поступает из сервиса обмена прямо в ECM/BPM-систему, где автоматически связывается с договором по сделке.
2. Система автоматически определяет менеджера, ответственного за обработку — как правило, это сотрудник, который заключал сделку (ответственный за договор) или тот, за кем закреплена организация-контрагент.
3. Менеджеру приходит задача на рассмотрение входящего первичного документа — ему нужно только проверить соответствие содержания документа условиям сделки.
4. После согласования ответственным задача автоматически направляется бухгалтеру.
5. Бухгалтер проверяет еще раз со своей стороны. Как только документ согласован, он автоматически подписывается КЭП и заносится в 1С для отражения в учете.
6. Уведомление о подписании моментально отправляется второй стороне через сервис обмена.

Читайте подробнее о проекте Цифровой бухгалтерии и сети «Подружка».

Сквозной цифровой процесс с использованием внутренних систем электронного документооборота и внешнего ЭДО дает компании дополнительное преимущество — формируется единый цифровой архив организации. Каждый документ проходит свой жизненный цикл обработки от создания до архивирования. Это позволяет выполнить все требования законодательства, подтверждающую информацию и документы удобно находить и готовить для проверок ФНС и других контролирующих органов.