Топ-5 преимуществ кадрового ЭДО
Средние и крупные компании в России всё чаще и активнее переходят на профильные IT-решения, чтобы соответствовать новым стандартам современного бизнеса. В частности, в HR-подразделениях внедряются системы кадрового электронного документооборота (КЭДО). Какие возможности они открывают, рассказывает эксперт в сфере КЭДО, владелец и разработчик цифровой платформы Directum HR Pro Алексей Доронин.
1. Формализация кадрового делопроизводства
КЭДО — более структурированный и контролируемый, чем его бумажный предшественник. В любой момент времени руководитель может посмотреть, на каком этапе находятся те или иные процессы, сколько задач выполнили за конкретный промежуток времени и с каким результатом. Отчеты готовятся за несколько минут без привлечения других сотрудников. При бумажном кадровом делопроизводстве нужно вручную искать документы, часть из которых может потеряться, и выделять несколько часов для подведения итогов работ за период.
Еще одно преимущество — прозрачное отслеживание исполнительской дисциплины. В системе легко увидеть, какие документы полностью обработаны, сколько из них уже отправлено в архив, а где процесс еще не завершен.
2. Оптимизация работы штатных HR-специалистов и ОЦО
Электронные документы — всегда под рукой. Не более десяти минут требуется, чтобы найти договор или заявление. При этом не нужно никуда ходить — все доступы и инструменты уже настроены на рабочем компьютере. Подписание документов тоже проходит онлайн без долгих поисков сотрудников по офисам и производственным площадкам. Всего за пару кликов кадровый специалист ставит задачу на подписание, прикрепляет файл и отправляет в системе. Обратно вернется документ с электронной подписью в течение нескольких дней вместо недель при бумажном документообороте.
Еще один плюс увидят для себя компании, у которых есть ОЦО (общие центры обслуживания). В этом случае работа построена так: HR-процессы берут на себя не штатные специалисты, а удаленные сотрудники. Особенность в том, что большинство работников ОЦО по сути больше администраторы, чем кадровики: у них нет должной экспертизы. А вот их руководители обладают необходимым опытом в этой сфере и следят, чтобы все процессы были выстроены правильно.
При переходе на КЭДО таких экспертов нужно меньше — система берет на себя часть контроля. К тому же они могут работать удаленно в тех населенных пунктах, где оплата труда в принципе дешевле. Выгода для клиентов очевидна.
3. Прозрачные кадровые процессы для сотрудников
Не только HR-специалисты получают удобные инструменты для работы, но и остальные сотрудники компании. У каждого пользователя есть личный кабинет — единая точка доступа ко всем кадровым процессам. Работник точно знает, где подать заявление на отпуск или командировку, как запросить справку. Не нужно каждый раз спрашивать коллег, в какой кабинет подойти и у кого попросить подпись.
Кроме того, для отправки запросов и отслеживания статусов их обработки можно использовать мобильное приложение. Так 100% сотрудников вовлекаются во взаимодействие по кадровым вопросам вне зависимости от того, где они находятся. В привычном интерфейсе работники быстрее ориентируются и выполняют задачи. Для идентификации пользователя и защиты данных используется привычный пин-код.
Один из ведущих ритейлеров «Лента»
Часть задач можно перевести в автоматический режим. Например получение справок, если сотрудник авторизовался и корректно отправил заявку. В этом случае результат достигается максимально быстро без привлечения отдела кадров.
4. Экономия до 50% бюджета на хранении, отправке документов и сопутствующих процессах
Если компания распределенная, например, ритейл, то всю документацию, как правило, хранят централизовано — на местах просто может не быть комнаты под кипы бумаг, к тому же придется нанимать сотрудника архива. Доставка документов в головной офис — всегда дополнительные затраты, к тому же велики риски потери или задержки. Пропажа информации в свою очередь — это потенциальные штрафы. Помещение под архив и работники, которые раскладывают документы по папкам, тоже стоят дорого.
Клиент Directum, крупный ритейлер, внедрил систему и экономит на бумаге 3 млн рублей в год, на персонале — 40 млн рублей, а на пересылке документов — более 55 млн рублей.
КЭДО сокращает расходы компании на 40-50% и снимает головную боль кадровиков. Сотрудники уверены, что документы не потеряются, подписанные договоры вернутся инициатору, а при проверке у контролирующих органов точно не возникнет вопросов.
5. Быстрый прием на работу в условиях дефицита кадров
Оформить документы для выхода на работу — дело одного дня, если речь идет о цифровом кадровом делопроизводстве. Соответственно, повышаются шансы на то, что новый сотрудник приступит к обязанностям в ближайшее время, а не передумает. Например, клиент Directum IEK GROUP
Как обстоят дела в компаниях без КЭДО: пока готовят и подписывают бумаги, приглашают соискателя в офис для ознакомления, проходят дни. За это время предполагаемому сотруднику может поступить еще несколько предложений, где условия работы будут интереснее. В итоге — потеря кандидатов, которая в эпоху дефицита кадров становится критичной.
Еще одно преимущество на этом этапе — в системе можно начать онбординг. То есть провести настройку таким образом, что новичок знакомится с основными документами компании, непосредственным руководителем и командой прямо за компьютером.
А что насчет покупки системы КЭДО?
Этот вопрос скорее всего уже назрел у читателя. Система КЭДО — довольно дорогостоящее вложение. Но при постоянном использовании и вовлечении большого числа сотрудников она окупится за 2-3 года. Это хороший показатель для компаний, которые смотрят далеко вперед и намерены развиваться.
В целом переход на КЭДО — это глобальный тренд современной экономики. Организации, готовые вкладываться в цифровые кадровые процессы, не только оптимизируют свою деятельность и усиливают конкурентоспособность, но и создают более безопасную и удобную среду для сотрудников, а значит, формируют привлекательный HR-бренд и положительную репутацию.
