Финансовый архив

Средняя российская компания ежемесячно обрабатывает тысячи финансово-хозяйственных документов: накладных, счетов-фактур, актов выполненных работ, универсальных передаточных документов и пр. С увеличением объемов документации повышается необходимость оперативной обработки таких документов, их необходимо своевременно согласовывать, подписывать и отправлять контрагентам.

Решение «Финансовый архив» обеспечивает надежное хранение, быстрый поиск электронных и бумажных первичных учетных документов, а также предоставляет средства для подготовки документов к передаче в контролирующие органы.

Ведение финансового архива

Документы заносятся в финансовый архив Directum одним из способов:

• формализованные первичные учетные документы (товарные накладные, счета-фактуры, универсальные передаточные документы и пр.) экспортируются из учетной системы или поступают через сервисы обмена, например, Synerdocs или Диадок;
• неформализованные документы (договоры, акты и пр.) также поступают через сервисы обмена или сразу создаются в Directum;
• бумажные документы заносятся в систему со сканера.

Для обеспечения доступа к финансовому архиву можно разграничить права пользователей. Например, по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду или договору. При этом доступ к архиву постоянен и не зависит от доступности интернет-связи.

При организации общего центра обслуживания в архиве могут храниться документы основного подразделения вашей организации, а также документы филиалов и удаленных подразделений.

При использовании сервиса обмена Synerdocs в системе Directum доступно хранение транспортных накладных. Эти первичные документы предназначены для учета движения товарно-материальных ценностей и сопровождения груза при его перевозке от грузоотправителя к грузополучателю. Работа с электронными транспортными накладными позволяет каждому участнику грузоперевозки оперативно получать доступ к накладной, экономить ресурсы на печать и пересылку, исключить потерю документов в дороге.

Формализованные первичные учетные документы представляют собой XML-файл со структурированной информацией, которую достаточно сложно читать. Решение позволяет согласующим и утверждающим удобно просматривать содержимое данных документов в печатном виде:

Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью, бумажные документы распечатываются и подписываются вручную.

Для массовой обработки документов можно использовать папки с дополнительными колонками и действиями. Например, утверждающему достаточно отсортировать или отфильтровать список и затем выбрать действие для подписания. В результате все отобранные документы будут подписаны:

Для подписания электронных первичных учетных документов руководителям доступно мобильное приложение Directum Jazz или Solo.

Обмен финансово-хозяйственными документами с контрагентами

Отправка документов

После утверждения электронные документы автоматически отправляются контрагентам через сервисы обмена. Бумажные документы ответственный сотрудник отправляет по почте или другим способом, например, через курьера. По итогам рассмотрения документов контрагентами ответственный получает уведомление о подписании или отказе в подписании.

Получение и рассмотрение документов

Финансово-хозяйственные документы, полученные от контрагента через системы обмена, поступают ответственному сотруднику на обработку. Он отправляет их на согласование или при наличии полномочий сам рассматривает и подписывает. На входящие бумажные документы ответственный наносит штрихкод и заносит их в финансовый архив с помощью сканера.

При согласовании проверяется комплектность документов и их оформление. Утверждающий также проверяет состав документов на соответствие заявленному в поставке и подписывает их. Бумажные документы предварительно распечатываются, подписываются «живой подписью» и заносятся в архив в новую версию документа. После подписания финансово-хозяйственных документов контрагенту отправляется ответ о подписании или об отказе, по счетам-фактурам отправляется уведомление об уточнении.

Подробнее об обмене электронными документами с контрагентами

Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

С помощью финансового архива можно быстро найти и выгрузить большой объем первичных учетных документов в нужном формате для предоставления в контролирующие органы, например, в налоговую инспекцию.

А благодаря специальному отчету можно отслеживать процесс выгрузки документов или отменить его.

Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. Таким образом сокращаются временные и трудозатраты на подготовку к проверкам.

Поиск документов

Для сверки документами с контрагентами удобно использовать поиск по архиву. Для этого достаточно указать вид и тип карточки документа, дату, контрагента или другие параметры:

Финансовый архив в веб-клиенте

В веб-клиенте поддерживаются основные возможности, доступные в десктоп-клиенте:

• Создание первичного учетного документа из локального файла.
• Отправка документов на согласование с учетом настройки.
• Согласование первичных документов.
• Автоматическое подписание документов при выполнении задания.
• Полнофункциональная обложка.
• Экспорт и печать первичных документов.
• Формирование отчетов.

Подробнее о веб-клиенте системы